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Vorlagepflichtige Unterlagen über Auslandsbeziehungen

Für die grenzüberschreitenden Geschäfts- und Leistungsbeziehungen in Deutschland steuerpflichtiger Unternehmen – Auslandszusammenhänge – hat die Finanzverwaltung auf der Grundlage des § 90 Abs. 3 der Abgabenordnung (AO) über die Jahre ein bemerkenswert detailliertes Geflecht aus Fragenkatalogen und Checklisten (bis hin zu Betriebsprüfungschecklisten!) entwickelt. Die nachfolgende Checkliste in Bezug auf vorlagepflichtige Unterlagen über Auslandszusammenhänge stammt nicht aus einem NSA-Formularbuch, sondern aus der deutschen Steuerverwaltung.

Zu vorlagegeeigneten Unterlagen und Beweismitteln zählen insbesondere

Bei eigener Gründung von (oder Beteiligung an) ausländischen Unternehmen

  • Gründungsprotokolle, Gründungsurkunden und schriftliche Nebenabreden
  • Das Beteiligungs- und Gesellschaftsverhältnis betreffende Verträge wie sonstige Vereinbarungen und schriftliche Absprachen (vorherige und nachfolgende)
  • Auszüge und Abschriften der Eintragungen in örtliche Register (Handels- oder Gesellschaftsregister)
  • Gründungsprüfungsberichte
  • Verträge oder sonstige Vereinbarungen über eingegangene Treuhandverhältnisse
  • Angaben über stille Beteiligungen und Unterbeteiligungen
  • Finanzierungs- und Dotationsunterlagen
  • Kreditvereinbarungen und Zinsabsprachen
  • Gewinnverteilungsvereinbarungen
  • Gewinnabführungsverträge
  • Eröffnungsbilanzen
  • Ungekürzte Jahresbilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen
  • Geschäfts- und Wirtschaftsprüfungsberichte
  • Niederschriften über Gesellschafterversammlungen
  • Protokolle der Geschäftsführungs- und Kontrollorgane (Verwaltungsrat, Aufsichtsrat, Kontrollstelle, Beirat u.a.)
  • Dokumentationen über Art und Umfang der wirtschaftlichen Betätigung der ausländischen Gesellschaft sowie einzelner von ihr ausgeführter Geschäfte
  • Einzelangaben über Geschäftsabwicklungen
  • Aufzeichnungen über die Zahl und die berufliche Qualifikationen der Beschäftigten (zum Beispiel Expertennachweis)
  • Beschreibungen und Verträge über eigene Geschäftsräume
  • Grundbuchauszüge vom ausländischen Sitzort
  • Versicherungspolicen und –absprachen
  • Schriftverkehr jeglicher Art mit den ausländischen Geschäftspartnern (insbesondere über die Anbahnung von Geschäften, über Angebote und deren Annahme, über Provisionsabsprachen usw.)
  • Kaufverträge mit den sie betreffenden Angeboten und Rechnungen
  • Auflistungen über ausstehende Forderungen oder über Schulden
  • Ausländische Steuerbescheide mit Zahlungsnachweisen
  • Nachweise über tatsächliche Zahlungen ortsüblicher Steuern oder Pauschalsteuern
  • Sonstige Schriftstücke nach Auswahl uns Anforderung im Einzelfall

 

Gründungsvorgänge jeder Art wie oben betreffend Untergesellschaften

 

Gründungsunterlagen bezüglich anderer Gesellschaften der gleichen Unternehmensgruppe, soweit sie im Inland steuerlich relevant sein können

 

Bei sonstigen Rechts- und Geschäftsbeziehungen zum Ausland

  • Anbahnungsschriftwechsel
  • Liefer- und Leistungsverträge
  • Kaufverträge mit entsprechenden Rechnungen
  • Lizenz und Know-how-Verträge
  • Miet- und Pachtverträge
  • Leasing Vereinbarungen
  • Darlehensverträge mit Abschlussschriftverkehr
  • Beratungs- und Gutachtenerstellungsverträge (mit Ausführungsnachweisen)
  • Einzelabsprachen über Gutachtenerstellungen (mit Befähigungsnachweis der begutachtenden Experten)
  • Gutachten mit zugehörigen Unterlagen (Anlagen, Zeichnungen, Schriftstücken usw.)
  • Vertretungs- und Treuhandverträge

 

Bei Betriebsstätten im Ausland (jährlich)

  • Sämtliche aufbewahrungspflichtigen Buchführungs- und Buchungsunterlagen
  • Schriftwechsel mit und von der ausländischen Betriebsstätte
  • Kalkulationsunterlagen der ausländischen Betriebsstätte
  • Kostenaufstellungen
  • Steuerbescheide mit Zahlungsnachweisen

 

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